Dette er en step-by-step guide til, hvordan du tilføjer en aktivitet til årshjulet.
Der kan tilknyttes en aktivitet til årshjulet på to måder.
Denne video giver dig en introduktion til alle steps, når du skal tilføje en aktivitet til årshjulet.
Step 1 - Første metode
Tryk på “Tilføj aktivitet" for at tilknytte en aktivitet til din organisations årshjul.
Step 1 - Anden metode
Der kan også tilknyttes en aktivitet i den specifikke måned. Tryk på “+”-ikonet ude for den ønskede måned.
Step 2
Uanset hvilken af de to ovenstående måder du vælger at tilknytte en aktivitet til, vil følgende pop op-vindue fremkomme. Denne viser et katalog over, hvilke GDPR-aktiviteter der kan tilknyttes årshjulet.
Note: Kataloget er udarbejdet af Bech-Bruun og er dermed standardopgaver, som ifølge Bech-Bruun er relevante i forhold til en organisations GDPR-arbejde. Det er ikke sikkert, at alle aktiviteter er relevante for jeres organisation. I udvælger selv de aktiviteter, I ønsker at benytte.
Tip: Du kan få yderligere information om de enkelte aktiviteter i kataloget ved at holde din mus over det runde informationsikon "i".
Step 3
Når du har valgt en aktivitet, du vil tilknytte til årshjulet, skal du trykke på “Næste” nede i højre hjørne. Herefter vil følgende pop op-vindue fremkomme, hvor aktiviteten skal planlægges:
Step 4
Til at starte med skal du sætte en dato på, hvornår aktiviteten skal udføres første gang. Tryk på kalender-ikonet for at ændre datoen.
Tip: Hvis du til at starte med tilknyttede en aktivitet ved at trykke på "+"-ikonet ud fra den ønskede måned, vil denne allerede være udfyldt.
Hvis du tilknyttede en aktivitet ved at trykke på "Tilføj aktivitet", vil feltet endnu ikke være udfyldt, og du skal dermed trykke på kalender-ikonet for at vælge en dato.
Herefter skal du forholde dig til, hvor ofte aktiviteten skal fremkomme i dit årshjul. I dette eksempel er feltet blevet prædefineret til at have en værdi på 12. Det betyder, at vi anbefaler, at aktiviteten udføres en gang hvert år.
Note: Afhængig af hvilken aktivitet du er i færd med at tilknytte årshjulet, vil der fremkomme forskellige prædefinerede værdier. Du har dog mulighed for at rette i værdien, så det passer til netop din organisation.
Dernæst skal du tage stilling til, hvor mange dage før udførelsen af aktiviteten, den ansvarlige skal notificeres på mail vedrørende den pågældende aktivitet. Som udgangspunkt er værdien indstillet til at være 14 dage. Du har dog mulighed for at rette i værdien, så det passer til netop din organisation.
Afslutningsvis kan du give aktiviteten en prioritet i forhold til, hvor vigtig aktiviteten er i din virksomhed. Der kan vælges mellem: Meget lav, Lav, Moderat, Høj samt Meget høj.
Når felterne er blevet udfyldt, skal du trykke på “Næste” nede i højre hjørne for at gå videre til næste skridt. Du kan også vælge at gå tilbage, hvis du vil ændre aktiviteten, der skal tilknyttes årshjulet. Tryk da på “Forrige” nede i højre hjørne.
Step 5
Såfremt du navigerer videre, vil følgende pop op-vindue fremkomme:
Step 6
Du skal nu tage stilling til, hvem i organisationen, der er ansvarlig for, at opgaven bliver løst. Du kan vælge at placere ansvaret på et forretningsområde, en kollega eller begge dele. Det er den ansvarlige, som modtager notifikationerne på e-mail.
Til at starte med kan du placere opgaven i et forretningsområde. Dette er de samme forretningsområder, som er til stede under Behandlingsaktiviteter, Systemer samt Risikovurderinger i Privacy.
Note: Vælger du kun at placere ansvaret på et forretningsområde, vil alle brugere tilknyttet forretningsområdet, modtage en mail før udførelsen af opgaven. Hvis du i stedet både tilknytter et forretningsområde samt en ansvarlig bruger, vil det kun være brugeren, som modtager notifikationen på e-mail.
Derudover kan ansvaret placeres på en bruger i organisationen. Det er dermed vedkommende, som modtager en mail før udførelsen af opgaven.
Inden aktiviteten kan tilknyttes årshjulet, skal du vælge, hvorvidt der skal kræves dokumentation eller ej, når opgaven løses.
Note: Klikker du på “Ja”, skal der uploades dokumentation inde i den pågældende opgave, før opgaven kan afsluttes.
Når du har udfyldt felterne, skal du trykke på “Tilføj” nede i højre hjørne for at tilføje aktiviteten til din virksomheds årshjul. Du kan nu se aktiviteten i årshjulet. Du kan også vælge at gå tilbage, hvis du vil ændre aktiviteten. Tryk på “Forrige” nede i højre hjørne.
Når du har tilknyttet aktiviteten til årshjulet, vil opgaven forsvinde i kataloget over GDPR-aktiviteterne, da denne nu er blevet planlagt ind i årshjulet.