Dette er en step-by-step guide til, hvordan du validerer organisationens behandlingsaktiviteter?
Denne video giver dig en introduktion til alle steps.
En af de aktiviteter, der kan tilknyttes årshjulet, er validering af behandlingsaktiviteter. For at gennemføre denne aktivitet skal du ind og validere hver enkel behandlingsaktivitet. Dermed er der en opgave til hver behandlingsaktivitet, der ligger i systemet, og du kan dermed ikke afslutte aktiviteten, før alle behandlingsaktiviteterne er blevet valideret.
Step 1
Behandlingsaktiviteterne tager udgangspunkt i de aktiviteter, du tidligere har haft tilknyttet Privacy. Disse finder du i menupunktet til venstre under “Behandlingsaktiviteter”.
Der vil fremadrettet oprettes eller fjernes opgaver baseret på de behandlingsaktiviteter, du tilføjer og fjerner.
Step 2
For at tilføje årshjulsaktiviteten skal du ind på Årshjulet. Dette gør du via menupunktet til venstre, hvor du klikker på “Årshjul”.
Step 3
Herefter skal du trykke på “Tilføj aktivitet” og vælge “Validering af behandlingsaktiviteter”. Tryk på “Næste” nede i højre hjørne.
Step 4
Nedenstående pop op-vindue vil nu fremkomme, hvor du skal planlægge aktiviteten. Udfyld alle felterne og tryk på “Tilføj” nede i højre hjørne. Du kan nu se aktiviteten i din organisations årshjul i de pågældende måneder. Modsat de andre aktiviteter, der kan tilknyttes årshjulet, skal du dermed ikke tildele en person eller afdeling ansvaret for udførelsen af aktiviteten.
Step 5
I menupunktet til venstre finder du “Opgavestyring”. Herinde kan du filtrere på typen af opgaver. Vælg “Validering af behandlingsaktiviteter”.
Step 6
Herefter burde der dukke syv opgaver op. En for hver behandlingsaktivitet, din organisation har oprettet i Privacy.
Årsagen til, at der laves en opgave for hver enkel behandlingsaktivitet er, at man ikke som helhed kan sige, at man har været inde og validere sine behandlingsaktiviteter, og at de tilhørende data herunder er korrekte. I stedet skal man kunne dokumentere for hver enkel proces, at man har været inde og gennemgå de tilhørende data. Samtidig skal man på de enkelte behandlingsaktiviteter kunne fremvise et tidsstempel for, hvornår man sidst har været inde og forholde sig til behandlingsaktiviteten.
Når opgaverne for hver enkel behandlingsaktivitet er blevet oprettet, vil der tildeles en ansvarlig ud fra de data, som Privacy i forvejen har på behandlingsaktiviteten.
Modsat de andre mere simple aktiviteter, som kan tilknyttes årshjulet, kan “Validering af behandlingsaktiviteter” ikke blot rykkes over i kolonnen med Afsluttet. Hvis du forsøger at gøre dette, vil følgende pop op-besked fremkomme, som fortæller, at opgaven kun kan afsluttes ved at gennemføre et valideringsflow.
Ligesom med de andre opgaver i opgavestyringen, kan du åbne op for opgaven for at se yderligere informationer. Dog kan du ikke ændre i oplysningerne, da oplysningerne kommer ovre fra behandlingsaktiviteten i Privacy. Til gengæld kan du linke over til den specifikke behandlingsaktivitet. I eksemplet nedenfor skal du trykke på “Lønudbetaling” med lilla skriftfarve for at blive ført over til siden med behandlingsaktiviteten, du skal have valideret.
Step 7
Du vil nu kunne se den specifikke behandlingsaktivitet. Procentbaren, som normalt indikerer hvor langt du er med dokumentation af behandlingsaktiviteten, er nu krakeleret.
Krakeleringen er en indikation på, at du har en behandlingsaktivitet i organisationen, som du er kommet i mål med at dokumentere, men du har endnu ikke fået den valideret inden for den givne tidsfrist.
Hvis du klikker på “Behandlingsaktiviteter” i menuen til venstre, vil du få et overblik over behandlingsaktiviteterne. De har nu alle en krakeleret procentbar, og ingen af din organisations behandlingsaktiviteter er dermed gyldige, da de endnu ikke er blevet valideret.
Step 8
For at løse opgaven, og dermed validere de enkelte behandlingsaktiviteter, skal du ind i valieringsflowet. For at starte valideringsflowet skal du ind på den enkelte behandlingsaktivitet. Herefter vil der i øverste højre hjørne være et ikon af en blyant. Tryk nu på ikonet og vælg herefter “Valider behandlingsaktivitet”.
Step 9
Når du trykker på “Valider behandlingsaktivitet”, vil det samme flow åbne, som hvis du redigerede i behandlingsaktiviteten eller oprettede en ny. Dermed vil du i forvejen være bekendt med dette flow, da du er blevet præsenteret for det før.
Forskellen er, at der nederst i hvert enkelt step, du navigerer igennem i flowet, er en boks, hvor du aktivt skal trykke på "Valider”-knappen.
Du skal dermed gennemgå de enkelte inputs i behandlingsaktiviteten og validere dens data. Herunder kan det forekomme, at der skal tilføjes ændringer og opdateringen til behandlingsaktiviteten, før denne kan valideres.
Når du har trykket på “Valider”-knappen, vil steppet få en grøn status oppe i overblikket. Alle steps i flowet skal valideres, før du overordnet kan sige, at behandlingsaktiviteten er blevet valideret.
Step 10
Når du har valideret det sidste step i flowet, vil nedenstående pop op-vindue forekomme. Tryk på “Valider”-knappen for at validere behandlingsaktiviteten som helhed.
Step 11
Du vil nu blive ført tilbage til den specifikke behandlingsaktivitet. Procentbaren er nu ikke længere krakeleret, og samtidig vil der nu være et tidsstempel på, hvornår behandlingsaktiviteten senest er blevet valideret samt af hvilken bruger i organisationen. Dette er dermed dokumentationen for, at du har været inde og forholde dig til al data i den enkelte behandlingsaktivitet.
Step 12
Inde i menupunktet “Opgavestyring”, som du finder i menuen til venstre, vil behandlingsaktiviteten, du netop har valideret, automatisk blive flyttet over til “Afsluttet”. Den ændres til værende afsluttet, idet du har været hele valideringsflowet igennem og således valideret den enkelte behandlingsaktivitet.
Step 13
Du skal nu validere de andre behandlingsaktiviteter på samme måde. Når alle opgaver er blevet løst, og dermed alle behandlingsaktiviteter blevet valideret, vil aktiviteten i årshjulet få en grøn status.
