Denne vejledning er udarbejdet som en hjælp til dig som databehandler, når du skal besvare DPA Service spørgeskemaet.
Vejledningen består af en step-by-step guide, som har til formål at guide dig gennem spørgeskemaets forskellige trin og besvare event
Den dataansvarlige er forpligtet til at føre kontrol med sine databehandlere og dermed sikre, at de håndterer personfølsomme data i overensstemmelse med den gældende lovgivning på området. DPA Service spørgeskemaet har derfor til formål at give den dataansvarlige et indblik i, hvordan du, som databehandler, håndterer personfølsomme data på deres vegne.
Centrale begreber
Dataansvarlig: Den person, virksomhed, myndighed eller anden organisation, der alene eller sammen med andre afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af personoplysninger.
Databehandler/leverandør: Den person, virksomhed, myndighed eller anden organisation, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne.
Survey: Surveyet indeholder 45 spørgsmål, som databehandleren skal besvare.
Besvarelse af kontrolspørgeskema
Step 1
Du vil som databehandler modtage en e-mail med et link til DPA Service spørgeskemaet. Klik på linket ved ”Gå til kontrollen” for at blive videresendt til login siden. Du kan nu logge ind på DPA Service med dit unikke brugernavn og kodeord, som fremgår af den tilsendte e-mail.
Hvis du har problemer med at logge ind med den tilsendte information, skal du kontakte .legal på dpaservice@dotlegal.dk, som vil hjælpe dig videre.
Step 2
Efter succesfuldt login bliver du bedt om at bekræfte navn og e-mail, så vi sikrer, at dine kontaktoplysninger er korrekte. Du har mulighed for at opdatere oplysningerne ved at trykke “Ret”.
Såfremt at du kan bekræfte at e-mail og navn er korrekte, kan du gå videre ved at klikke på ”Bekræft”, hvorefter du vil blive sendt videre til startsiden af spørgeskemaet.
Step 3
På startsiden af spørgeskemaet kan du læse en introduktion. Heri fremgår der en beskrivelse af, hvordan spørgeskemaet skal besvares samt formålet med spørgeskemaet. Der er 45 spørgsmål i spørgeskemaet, som er opdelt i 4 overordnede kategorier. Inden du påbegynder besvarelsen af spørgeskemaet, har du mulighed for at se alle spørgsmålene under hver kategori ved at klikke på “+” og dermed folde kategorien ud. Når du er klar til at starte besvarelsen af spørgeskemaet, trykker du ”Start”.
Step 4
Du vil nu blive præsenteret for et spørgsmål ad gangen, som du skal besvare. Hvis du er usikker på, hvad der menes med spørgsmålet, er det muligt at få uddybet spørgsmålet ved at trykke ”Vis mere information”.
Er du fortsat i tvivl om, hvordan spørgsmålet skal forstås, er du altid velkommen til at skrive en mail til dpaservice@dotlegal.dk eller ringe til .legals supportlinje på tlf. +45 7027 0127 (tryk 2).
Step 5
Du kan navigere frem og tilbage i spørgsmålene ved hjælp af knapperne “Næste” og “Forrige”. Det er således muligt at rette i dine besvarelser. Spørgeskemaet låses først, når alle spørgsmål er besvaret, og du aktivt trykker “indsend”, hvormed spørgeskemaet indsendes.
Det skal bemærkes, at der i alt er 45 spørgsmål med hertil underliggende tillægsspørgsmål. Et tillægsspørgsmål har til formål at uddybe det foregående spørgsmål. Et tillægsspørgsmål kan blive tilknyttet alt efter, om der bliver svaret ”Ja” eller ”Nej” til et givent spørgsmål. Eksempelvis afføder spørgsmål 25 et tillægsspørgsmål i tilfælde af, at der bliver svaret ”Ja”.
Tillægsspørgsmålet vil i dette eksempel være spørgsmål 26, hvor svaret herpå yderligere kan afføde tillægsspørgsmål 26a, 26b og 26c. Bliver der derimod svaret ”Nej”, vil det tilknyttede spørgsmål automatisk blive sprunget over, og du vil blive sendt direkte videre til spørgsmål 27.
Step 6
Når alle spørgsmål er besvaret, kan du indsende dine besvarelser via “Indsend”-knappen. Det vil ikke være muligt at indsende spørgeskemaet medmindre alle spørgsmål er besvaret. I tilfælde af, at du mangler at besvare nogle spørgsmål, vil systemet gøre dig opmærksom på dette.
Det skal dog bemærkes, at ved afslutningen af spørgeskemaet, kan det fremgå, at du eksempelvis kun har besvaret 44/45 spørgsmål. Dette er blot et resultat af, at det ikke har været nødvendigt for dig at besvare de ekstra tilknyttede spørgsmål, som omtalt i afsnittet ovenfor. Det betyder, at du kan have besvaret alle tilgængelige spørgsmål, selvom der ved indsendelse af spørgeskemaet vil stå noget andet. Er dette tilfældet, trykker du også blot “Indsend”.
Step 7
Efter du har trykket “Indsend”, vil du få besked om, at din besvarelse er blevet modtaget.
Du har nu været alle steps igennem og indsendt spørgeskemaet.